7 Προκλήσεις της εξ αποστάσεως Διεύθυνσης προσωπικού

7 Προκλήσεις της εξ αποστάσεως Διεύθυνσης προσωπικού

 Πλέον ο αριθμός των εργαζομένων στην ΕΕ που χαρακτηρίζονται ως «remote workers» εκτιμάται ότι θα φτάσει το 40%, ως αποτέλεσμα των μέτρων κατά της πανδημίας (Eurofound, 2020). Όπως φαίνεται, στην Κύπρο και στις περισσότερες χώρες της ΕΕ, περισσότεροι από τους μισούς εργαζόμενους που άρχισαν να εργάζονται από το σπίτι μετά την πανδημία δεν είχαν προηγούμενη εμπειρία με την τηλεργασία. Η πανδημία, λοιπόν, ήταν η αιτία να αλλάξει ο τρόπος που εργαζόμαστε, σηματοδοτώντας μια νέα εποχή.

Ωστόσο, οι προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι εργοδότες και οι εργαζόμενοι/ες κατά την προσαρμογή τους στο νέο περιβάλλον της εξ αποστάσεως εργασίας δεν έχουν ακόμη αντιμετωπιστεί. Είναι πολλοί/ες οι Διευθυντές/τριες και επαγγελματίες στη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού που καταβάλλουν προσπάθεια να εφαρμόσουν καλές πρακτικές ώστε να διασφαλίσουν την παραγωγικότητα, την ευζωία και τη δέσμευση του εργατικού δυναμικού τους κατά τη διάρκεια αυτής της δύσκολης περιόδου. Ωστόσο, η νέα πραγματικότητα χαρακτηρίζεται από μεγάλη αβεβαιότητα και προκλήσεις που θα πρέπει να αντιμετωπιστούν προκειμένου να λειτουργήσει αποδοτικά.

Για παράδειγμα, η ταχεία μετάβαση στην τηλεργασία είχε ως αποτέλεσμα δυσκολίες στη διαχείριση της ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, στην παραγωγικότητα, στις κοινωνικές αλληλεπιδράσεις και στην αύξηση των υπερωριών (Eurofound, 2020). Υπάρχουν αρκετοί παράγοντες που είναι κρίσιμοι για την επιτυχία της τηλεργασίας, όπως η υποστήριξη της διοίκησης και της εποπτείας, η αποτελεσματική χρήση της τεχνολογίας, η εκπαίδευση των διευθυντών/τριών στην τηλεργασία και η χρήση άτυπων και επίσημων δεξιοτήτων επικοινωνίας (Kowalski & Swanson, 2020). 

Αρχικά, οι διευθυντές/ντριες θα πρέπει να κατανοήσουν τους παράγοντες που μπορούν να κάνουν την εξ αποστάσεως εργασία ιδιαίτερα απαιτητική. Διαφορετικά, οι εργαζόμενοι/ες με υψηλές επιδόσεις μπορεί να βιώσουν μακροπρόθεσμα μείωση της εργασιακής απόδοσης, ιδίως ελλείψει προετοιμασίας και κατάρτισης. 

Παρακάτω παρατίθενται οι κυριότερες προκλήσεις που έχουν να αντιμετωπίσουν οι Managers και οι Επαγγελματίες Ανθρώπινου Δυναμικού στην Κύπρο, σύμφωνα με έρευνα που διεξήχθη τον Νοέμβρη του 2021 στο πλαίσιο του έργου Virtual Teams. 

1. Επικοινωνία

Η επικοινωνία είναι το κλειδί της επιτυχίας στις εξ αποστάσεως ομάδες. Είναι ζωτικής σημασίας να υπάρχει πληροφόρηση από όλα τα μέλη της ομάδας που αφορά την εργασία τους. Όταν οι ομάδες εργάζονται εξ αποστάσεως, δεν είναι πάντα εύκολο να προωθηθεί η ανοιχτή επικοινωνία. Γι’ αυτό και η ηγεσία θα πρέπει να αναπτύξει συγκεκριμένες επικοινωνιακές δεξιότητες και τεχνικές, εξειδικευμένες για την εξ αποστάσεως εργασία.

2. Παρακολούθηση της εργασίας και της παραγωγικότητας

Γνωρίζετε πόση εργασία ολοκληρώνει η εξ αποστάσεως ομάδα σας και με ποιο ρυθμό; Για πολλούς/ές Διευθυντές/ντριες, η απάντηση σε αυτά τα ερωτήματα είναι ασαφής. Δεν είναι πάντα εύκολο να γνωρίζουμε εάν το ανθρώπινο δυναμικό υποαξιοποιείται ή εάν έχει υπερβολικό φόρτο εργασίας όταν εργάζεται εξ αποστάσεως. Επίσης, μια νέα πρόκληση για τους επαγγελματίες του Ανθρώπινου Δυναμικού είναι η αξιολόγηση της απόδοσης των εξ αποστάσεως εργαζομένων.  Πλέον, δύναται να εφαρμοστούν εναλλακτικές μεθοδοι για διαχείριση και αξιολόγηση της απόδοσης, επομένως αποτελεί πρόκληση η προσαρμογή στη νέα κατάσταση όπως και η εξεύρεση νέων τρόπων αξιολόγησης. 

3. Έλλειψη Εταιρικής Κουλτούρας/ Ομαδικού Πνεύματος

Η εταιρική κουλτούρα απαιτεί χρόνο για να καλλιεργηθεί και περιλαμβάνει την πρόσληψη των κατάλληλων εργαζομένων, την προώθηση της υγιούς επικοινωνίας και την εμπέδωση αυτής της κουλτούρας σε όλους τους τομείς. Για την προώθηση της εταιρικής κουλτούρας, θα χρειαστεί πιο συγκεντρωμένη προσπάθεια για την ανάπτυξή της σε μια απομακρυσμένη ομάδα από ό,τι σε ένα γραφείο. Μια άλλη σημαντική πρόκληση για τους επικεφαλής των ομάδων και τους επαγγελματίες του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού, όπως αναφέρθηκε από τους συμμετέχοντες/ουσες, είναι η σύνδεση μεταξύ της ομάδας. Σχεδόν όλοι/ες οι συμμετέχοντες/ουσες συμφώνησαν ότι αποτελεί τεράστια πρόκληση για την Ηγεσία και τους επαγγελματίες του Ανθρώπινου Δυναμικού να διατηρήσουν τη σύνδεση μεταξύ των μελών της ομάδας τους, καθώς είναι πολύ εύκολο να χαθεί αν δεν υπάρχει φυσική επαφή. Η κοινωνική αλληλεπίδραση και οι θετικές διαπροσωπικές σχέσεις στο χώρο εργασίας, όμως, διαπιστώνεται ότι ενισχύουν την παραγωγικότητα. Πολλές έρευνες επιβεβαιώνουν ότι η μοναξιά και η απομόνωση βρέθηκαν να είναι οι μεγαλύτεροι κατασταλτικοί παράγοντες της παραγωγικότητας όταν οι εργαζόμενοι/ες εργάζονται από το σπίτι. Άρα οι δίκαιοι/ες διευθυντές/τριες, οφείλουν να αντιμετωπίσουν αυτή την πρόκληση κατά τη διοίκηση μια εξ αποστάσεως ομάδας. 

4. Χτίσιμο εμπιστοσύνης

Η οικοδόμηση εμπιστοσύνης είναι δύσκολη για την Ηγεσία εξ αποστάσεως ομάδων. Όπως φάνηκε από την έρευνα πολλοί είναι οι διευθυντές/τριες, που λόγω της μειωμένης συχνότητας αλληλεπιδράσεων, ανησυχούν ότι οι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι δεν ολοκληρώνουν τη δουλειά τους ή δεν αξιοποιούν τον χρόνο τους αποδοτικά. Η διαφάνεια μπορεί να βοηθήσει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης για όλα τα μέρη, ειδικά όταν εργάζονται εξ αποστάσεως. 

5. Διατήρηση της ευζωίας και της δέσμευσης του προσωπικού

Καθώς οι εργαζόμενοι μετακινήθηκαν προς την εξ αποστάσεως εργασία, πολλοί δέχθηκαν τριπλή πρόκληση – την πανδημία, τo lockdown και  τις προσωπικές συγκρούσεις που σχετίζονται με την εργασία από το σπίτι. Αναπόφευκτα, αυτό έχει επιβαρύνει σημαντικά την ψυχική τους υγεία. Μία από τις κύριες προκλήσεις που αναφέρθηκαν από τους Διευθυντές/τριες και τους επαγγελματίες του Ανθρώπινου Δυναμικού είναι το γεγονός ότι πολλοί εξ αποστάσεως εργαζόμενοι είναι ψυχολογικά κουρασμένοι λόγω της συνεχιζόμενης απομόνωσης. Ορισμένοι μάλιστα θεωρούν τη συνέχιση της εξ αποστάσεως εργασίας βαρετή και ψυχολογικά κουραστική.  Επίσης, κάποιοι/ες από τους/ις συμμετέχοντες/ουσες στην έρευνα παραδέχθηκαν ότι υπάρχουν πολλές περιπτώσεις εργαζομένων, οι οποίοι/ες επισκέπτονται ψυχολόγο προκειμένου να ξεπεράσουν προβλήματα ψυχικής υγείας, όπως είναι η κατάθλιψη και το άγχος.

6. Ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής

Ορισμένοι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν αρκετά προβλήματα με τη διαχείριση του χρόνου ή περισσότερες αποσπάσεις όταν εργάζονται από το σπίτι. Όπως αναφέρθηκε από τους/ις συμμετέχοντες/ουσες, η ανατροφοδότηση που λαμβάνουν από την ομάδα των εργαζομένων τους είναι ότι είναι δύσκολο να «αποσυνδεθούν» από το email/ το laptop τους, ακόμη και σε μη εργάσιμο χρόνο. Επομένως, αποτελεί πρόκληση να διατηρήσουν ισορροπία μεταξύ της προσωπικής τους ζωής και της εργασίας τους. Ορισμένοι Διευθυντές/τριες ανέφεραν ότι το εξ αποστάσεως προσωπικό εργάζεται περισσότερες ώρες από το κανονικό πρόγραμμα και παραπονιούνται για υπερεργασία. 

7. Δυσκολίες με την τεχνολογία 

Τέλος, αναφέρθηκαν κάποια τεχνικά ζητήματα που αντιμετωπίζουν σε καθημερινή βάση οι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι, οπότε αποτελεί πρόκληση για τους επικεφαλής των ομάδων να διασφαλίσουν ότι η ομάδα τους διαθέτει όλη την τεχνική υποστήριξη και τα εργαλεία για να διεκπεραιώσει ομαλά την εργασία από το σπίτι. Τα ψηφιακά εργαλεία για τα οποία θα ήθελαν να μάθουν περισσότερα ήταν τα εξής:

● Εργαλεία για τη διαχείριση του χρόνου 

● Εργαλεία για μοίρασμα αρχείων για διευκόλυνση της συνεργασίας

● Υποδομές και εργαλεία που είναι απαραίτητα στους οργανισμούς για την υποστήριξη της τηλεργασίας και της κατάρτισης 

● Διαθέσιμα εργαλεία για τη διαχείριση εργασιών έργων από απόσταση

● Ψηφιακά εργαλεία επικοινωνίας για τους Διευθυντές/τριες ομάδων καθώς και για το εξ αποστάσεως προσωπικό

Συμπερασματικά, παρά τις προαναφερθείσες προκλήσεις που προκύπτουν από την τηλεργασία, η εμπειρία της εργασίας από το σπίτι κατά τη διάρκεια της κρίσης COVID φαίνεται ότι ήταν θετική για την πλειοψηφία των εργαζομένων που το βίωσαν (Eurofound,2020). Όπως φαίνεται η διαχείριση εργαζομένων εξ αποστάσεως απαιτεί νέες γνώσεις και δεξιότητες προκειμένου να αποδώσει στο μέγιστο δυνατό. Η αποτελεσματική διαχείριση της εξ αποστάσεως ομάδας μπορεί να αντιμετωπίσει πολλές προκλήσεις και να οδηγήσει εν τέλει σε θετικά αποτελέσματα τόσο για τους εργαζόμενους (ευζωία, ευελιξία, παραγωγικότητα) όσο και για τους εργοδότες (εξοικονόμηση πόρων, μείωση των απουσιών, διατήρηση των εργαζομένων, κερδοφορία και ανάπτυξη). 

Την απάντηση σε αυτές τις προκλήσεις, θα επιχειρήσει να δώσει το σεμινάριο «Ηγεσία και Διοίκηση Ομάδων από απόσταση» που παρέχει το CARDET, το οποίο στοχεύει στο να εξοπλίσει τους/ις συμμετέχοντες/ουσες με τα απαραίτητα εφόδια, δεξιότητες και πρακτικά εργαλεία για καλύτερη αξιοποίηση του εξ αποστάσεως ανθρώπινου δυναμικού τους. 

Βίκυ Χαραλάμπους

PhDc in Positive Organisational Psychology